Zoek in de site:

Programmamanager Regie IT-organisatie IND

De klantvraag

Binnen de Immigratie- en Naturalisatie Dienst (IND) liep een vernieuwingsprogramma waarin de informatievoorziening een cruciale rol speelde. Hoe definieer je die en hoe houd je die op termijn actueel? Het gaat om vele, vaak uitgebreide dossiers en complexe beslisregels, in een continu veranderend maatschap-pelijk krachtenveld.

Executive Interim Manager André van den Wildenberg is verantwoordelijk voor het inrichten van de regieorganisatie: “Het gaat erom de businesskant goed te organiseren. De juiste mensen en processen. IT is uiteindelijk een stuk invulling.”

De context

André van den Wildenberg bevindt zich in de ‘afsluitende fase’ van zijn opdracht, de inrichting van een regiemodel en –organisatie voor de informatievoorziening (IV). Deze regieorganisatie richt zich de komende jaren op de integrale vernieuwing van nagenoeg alle informatiesystemen en daarna op het actueel houden van deze systemen. André: “Om een indruk te geven, uitvoeringsinstanties nemen beslissingen op basis van complexe regels. Deze regels veranderen continu als gevolg van politieke besluitvorming of rechterlijke uitspraken. In de conventionele systemen zijn deze regels in de software gecodeerd en verweven met de procesafbeelding in de primaire informatiesystemen”.

Steeds complexer
“Na verloop van tijd wordt deze software door de vele wijzigingen steeds complexer en ontstaat op termijn een niet werkbare situatie. Dat leidt dan weer tot trage afhandeling met overschrijding van wettelijke termijnen en mogelijk foute besluitvorming. De opdrachtgever heeft derhalve besloten de primaire informatiesystemen te vernieuwen en hierbij de regels expliciet te scheiden van de processen, het zogenaamde scheiden van ‘know’ en ‘flow’. Wijzigingen in regels kunnen hiermee buiten de primaire systemen om en los van ICT worden doorgevoerd. Het uitgangspunt van het vernieuwingsprogramma is dat de aanvrager als klant centraal wordt gesteld. Kernwaarden zijn klantgerichtheid, effectiviteit, efficiency en flexibiliteit.”

De oplossing

Integrale aanpak
De informatiebehoefte in kaart brengen en blijven brengen. Zorgen dat iedereen, ook de leverancier het begrijpt en blijft begrijpen. Dat zijn essenties van de regieorganisatie: ten eerste het besturen van de vernieuwing en ten tweede de goede, continue levering van de IT-diensten. Het regieteam bestaat uit managers die ieder hun eigen verantwoordelijkheid hebben, maar ook nadrukkelijk samenwerken op basis van één geïntegreerd plan. André: “Als je kijkt naar de verschillende regieonderdelen, ‘Strategie & architectuur’, ‘Vraagarticulatie’, ‘Project Control’ en ‘Exploitatie’, dan moet je integraal samenwerken.”

Het resultaat

Tijdens de bouwfase wordt de regie-organisatie periodiek bijgesteld. Omdat dit soort complexe trajecten zich niet op voorhand in een blauwdruk laten vatten, is gekozen voor een soort bestemmingsplan bena-dering. Het stokje voor dit ontwikkelproces is inmiddels aan een interne manager van de IND overgedragen. Een interessant traject volgens André: “Ik opereer graag op het grensvlak van organisatie en informatie. En ik heb nu het zekere gevoel dat de IND, met de regieorganisatie en de goede processen daaromheen, mogelijk aangevuld met het nieuwe werkplekconcept, de gewenste informatievoorziening krijgt.”

Geert-Jan Poorthuis

Drs. Geert-Jan Poorthuis

Managing Partner
Iedere opdracht is uniek en krijgt mijn volle aandacht!
Stuur een e-mail of bel +31 (0) 35 5280430